FORUM   VOOR
AMATEURKUNSTEN

Vlamo zoekt een trefpuntmedewerker Oost-Vlaanderen

Vlamo is op zoek naar een gemotiveerde, positief ingestelde medewerk(st)er voor het trefpunt van Vlamo Oost-Vlaanderen. De trefpuntmedewerker doet vooral administratief en organisatorisch werk, waarbij een professionele, nauwkeurige, enthousiaste, communicatieve en creatieve ingesteldheid belangrijk zijn. Interesse? Stuur dan voor 8 september je cv en motivatie aan Vlamo.

 


Taakomschrijving


Voor alle onderstaande taken is begeleiding voorzien in de beginfase. Overleg zal er steeds zijn maar na verloop van tijd wordt wel een zelfstandige werkattitude verwacht.


 



  • Administratieve opvolging provinciaal trefpunt:

    • Registratie en behandeling van inkomende en uitgaande briefwisseling, telefoons en e-mails

    • Voorbereiding vergaderingen (raad van bestuur, algemene vergadering, stuurgroepen)

    • Bijwonen en verslaggeving vergaderingen raad van bestuur, ev. stuurgroepen

    • Uitwerken en opvolgen beslissingen raad van bestuur

    • Bijhouden van administratieve ledendossiers, adressenbestanden

    • Administratieve werkzaamheden



  • Rechtstreekse dienstverlening aan de basis (plaatselijke amateurmuziekgroepen)

    • Opvang en beantwoorden van vragen omtrent ondersteuning, vorming enz. in eerste lijn (met back office ondersteuning door centraal secretariaat)

    • Verwerking en opvolging ongevallenaangiften i.f.v. verzekering

    • Vrwerken van aanvragen eretekens (bestellingen, opmaken diploma’s, opvolging uitreiking)

    • Verwerken van ledenlijsten en andere gegevens in centrale databank




 



  • Voorbereiding en opvolging van initiatieven op provinciaal vlak

    • Registratie van inschrijvingen voor vormingsdagen en wedstrijden

    • Organisatie en medewerking aan provinciale (en soms nationale) Vlamo-activiteiten:

      • Vastleggen accommodatie, bekendmaking, opvolgen en bevestigen inschrijvingen, opmaken programma, maken van toegangskaarten, affiches, uitnodigingen, bevestigen van deelnemers en juryleden, aangifte Sabam en billijke vergoeding, puntenstaten, verdeling inspeellokalen en kleedruimtes, contacteren van gelegenheidsmedewerkers, bestellen van aandenkens, klaarzetten zaal en signalisatie, onthaal en secretariaat



    • Opvolging en redactie van Klankbord provinciaal.



  • Opvolging financieel beheer provincie i.s.m. provinciale penningmeester en boekhoudmedewerker

    • Bijhouden van financiële bewijsstukken

    • Verwerken van financiële en administratieve documenten i.f.v. subsidieregeling

    • Opmaken van jaarlijks financieel verslag en voorbereiding begroting

    • Opvolging betalingen – geen handtekenbevoegdheid




 


 Bijzondere profielaspecten


 



  • Ervaring in het muziekverenigingsleven is een plus

  • Enkele jaren werkervaring

  • Grote vaardigheden op het vlak van zelfstandig werken en organiseren

  • Vlot communiceren en in teamverband kunnen werken

  • Interesse voor amateurkunst / instrumentale muziek

  • Professionele ingesteldheid

  • Creatieve geest

  • Nauwkeurig werker


 


Solliciteren


Geïnteresseerden sturen voor 8 september 2017 een brief met motivatie en curriculum vitae naar 
Vlamo, Charles de Kerchovelaan 17, 9000 Gent t.a.v. de directie of naar jozef.alpaert@vlamo.be.

FORUM
Abrahamstraat 13 9000 Gent
T 09/235 40 00  
VOOR
AMATEURKUNSTEN