FORUM   VOOR
AMATEURKUNSTEN

Wetgeving overheidsopdrachten

Op 1 juli 2013 werd de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten van kracht. Ook amateurkunstenorganisaties kunnen er als ‘aanbestedende overheid’ onder vallen.

Onder de wetgeving overheidsopdrachten vallen betekent dat je als organisatie administratieve spelregels moet hanteren bij elke dienst, levering of werk. Bovendien moet je op een objectieve en transparante wijze mededinging garanderen bij elke zoektocht naar een dienstverlener, leverancier of aannemer. Hoe hoger het bedrag van de opdracht, hoe meer administratieve verplichtingen. Bij opdrachten met een waarde lager dan 8500 euro zijn de verplichtingen tot een minimum beperkt.


Sociare maakte een kort en helder overzicht van de belangrijkste bepalingen van de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten. 


 


Moet mijn organisatie de wet op overheidsopdrachten toepassen?


Artikel 2 (catch-allbepaling) van de wet op de overheidsopdrachten bepaalt het toepassingsgebied. Uw organisatie is een ‘aanbestedende overheid’ als ze aan al deze voorwaarden voldoet:



  • ze voorziet in een algemeen belang. Noch de oprichtingswijze noch het privaatrechtelijk statuut is van belang

  • ze heeft rechtspersoonlijkheid, of ze voldoet als feitelijke vereniging aan de twee andere voorwaarden en hangt af van een vzw die aan alle drie de voorwaarden voldoet

  • er is sprake van ‘bijzondere overheidsinvloed’: dat is het geval

    • als de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door overheden, of

    • als het beheer van de vereniging onderworpen is aan het toezicht van overheden, of

    • als de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft aangewezen worden door overheden




De voorwaarden moeten vervuld zijn op de datum waarop de beslissing valt om tot een opdracht over te gaan.


 


Hoe verloopt een overheidsopdracht?


Schematisch verloopt een overheidsopdracht als volgt:


1)    behoeftebepaling


2)    prospectie: marktverkenning en -raadpleging


3)    begroting


4)    omschrijving opdracht


5)    raming van de waarde (zonder opdeling)


6)    werk, levering of dienst?


7)    gunningsprocedure kiezen


8)    opstellen bestek: verplicht vanaf 85.000 euro, aan te raden vanaf 8500 euro


9)    bekendmaking: verplicht vanaf 85.000 euro


10) kandidaatstelling en indienen offertes


11) openingszitting: enkel bij aanbestedingen en offerteaanvraag


12) onderzoek ontvangen offertes: toegangsrecht en kwalitatieve selectie


13) gemotiveerde plaatsingbeslissing


14) informatie en motivatie


15) toewijzing


16) uitvoering overheidsopdracht


 


Welke gunningsprocedure kies ik best?


U kunt altijd de standaardprocedures aanbestedingen en offerteaanvragen (open of beperkt) volgen. Maar dat zijn wel de meest formele en administratief zwaarste procedures. Voor opdrachten met een lage waarde bestaan er vereenvoudigde uitzonderingsprocedures. De bedragen zijn exclusief btw.


1)    Opdrachten tot 8500 euro: aanvaarde factuur


U bent niet verplicht een bestek op te maken of officiële offertes op te vragen maar u moet wel de markt laten spelen. U moet kunnen aantonen dat u meerdere potentiële deelnemers hebt onderzocht door het raadplegen van brochures, websites, … . Een eenvoudig mailtje naar 3 à 5 marktspelers volstaat hier dus. De aanvaarde factuur mag er wel niet toe leiden dat u zich altijd tot dezelfde deelnemer richt, u moet de mededinging in de tijd te spreiden. Ook mag u een opdracht niet in stukken knippen om zo onder het grensbedrag te gaan.


 


2)    Opdrachten tot 85.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking



  • bestek niet verplicht maar wel aan te raden

  • offerte opvragen bij minstens 3 marktspelers

  • voorlopige rangschikking offertes op basis van de gunningscriteria

  • definitieve keuze na onderhandeling


 


3)    Leveringen en diensten tot 200.000 euro of werken tot 600.000 euro: onderhandelingsprocedure met bekendmaking



  • bestek en gunningscriteria verplicht

  • verplichte nationale bekendmaking (e-notification)


 


4)    Alle opdrachten boven deze bedragen: aanbesteding of offerteaanvraag



  • formele procedures in één of twee stappen

  • aanbesteding: enkel prijs als gunningscriterium

  • offerteaanvraag: meerdere gunningscriteria mogelijk

  • geen onderhandeling mogelijk

  • bestek, algemene aannemingsvoorwaarden, bekendmaking en openingszitting verplicht


 


 

FORUM
Abrahamstraat 13 9000 Gent
T 09/235 40 00  
VOOR
AMATEURKUNSTEN